Systematisk HMS-arbeid/internkontroll (IK) er et lovkrav som alle bedrifter i Norge må oppfylle. Dette innebærer å jobbe systematisk og målrettet med HMS-forholdene, og at det systematiske HMS-arbeidet er basert på risikoforholdene i bedriften. Det systematiske HMS-arbeidet kjennetegnes av et kontinuerlig arbeid for å ivareta og forbedre bedriftens HMS-prestasjoner. Dette innebærer en planleggingsfase, utfører fase og kontroll som grunnlag for å korrigere systemer og forbedre HMS-prestasjonene.
Ledelsessystemer i tråd med ISO-standardene bygger på de samme prinsippene; planlegg, utfør, kontroller og korriger; PUKK-hjulet eller PDCA-sirkelen.
Ved å følge ISO-standardenes krav vil bedriften din anvende internasjonale anerkjente standarder for ledelse og styring av bedriftens ulike forhold som bidrar til kontinuerlig forbedring og lønnsomhet i bedriften.
Standardene oppmuntrer til å stadig bli bedre. Dette innebærer bla. å:
Nytteverdien ved å følge ISO-standardenes krav er uavhengig av om bedriften velger å bli sertifisert.
ISO-standardene for ledelsessystemer er bygget opp på samme måte uavhengig av disiplin, dette kalles «high level structure». Standardene har felles og sammenfallende krav.
Følgende standarder for ledelsessystemer er mest brukt:
ISO 9001:2015, ledelsessystemer for kvalitet
ISO 14001:2015, ledelsessystemer for miljø
OHSAS 18001:2007, styringssystemer for arbeidsmiljø
ISO 45001:2016, ledelsessystemer for arbeidsmiljø
De sentrale kravene i ISO-standardene er sammenfallende med kravene til HMS-system.
PDCA-sirkelen bidrar til kontinuerlig forbedring og varig endring av bedriftens prestasjoner.
Kravpunktene i HMS-/IK-forskriften som skal sikre ivaretagelse og forbedring av HMS-prestasjoner innen ytre miljø og arbeidsmiljø er:
Disse kravpunktene er et godt utgangspunkt for å etablere et ledelsessystem for miljø og/eller arbeidsmiljø i henhold til ISO 14001 og/eller ISO 45001.
I tillegg må bedriften oppfylle følgende krav når det gjelder miljøledelse:
Når det gjelder arbeidsmiljøledelse må følgende krav oppfylles:
Arbeidet frem mot sertifisering innebærer:
Hva må vi gjøre for å bli sertifisert?
Her finner du informasjon om hvordan man kan gå frem for å bli sertifisert.
Eksempel på sertifiseringsorganets fremgangsmåte:
Det kan være mange ubesvarte ISO-spørsmål man sitter inne med, og her har vi samlet ofte stilte spørsmål med tilhørende svar.
1. Hva er ISO 9001?
ISO 9001 er verdens mest anerkjente standard for kvalitetsstyring. På verdensbasis er det utstedt over 1,1 millioner ISO 9001-sertifikater til bedrifter i 184 land. I Norge er det omtrent 3000 sertifiserte bedrifter.
ISO 9001 gir krav til et ledelsessystem for kvalitet når en organisasjon:
a) trenger å bevise sin evne til å konsekvent levere produkter og tjenester som oppfyller kundenes krav og krav i lover og forskrifter
b) ønsker å bedre kundetilfredsheten
Alle kravene i standarden er generelle og kan brukes av alle bedrifter uansett type og størrelse, og av produkter og tjenester som leveres.
2. Hva er ISO 14001?
ISO 14001 er verdens mest anerkjente standard for miljøstyring. Standarden er utviklet for å hjelpe bedrifter med å lykkes kommersielt uten at det går på bekostning av miljøet. Nærmere 300 000 bedrifter er sertifisert iht. standarden på verdensbasis. I Norge er det utstedt omtrent 800 sertifikater.
3. Hva er OHSAS 18001?
OHSAS 18001 er verdens mest anerkjente standard for arbeidsmiljøstyring. Det er et verktøy for ivaretakelse, styring og forbedring av arbeidsmiljø, helse og sikkerhet i bedriften. Det er ca. 100 bedrifter i Norge som er sertifisert iht. OHSAS 18001.
4. Hva er ISO 45001?
I løpet av 2017 forventes det at ISO 45001, den nye internasjonale standarden for arbeidsmiljø, blir lansert. ISO 45001 vil erstatte den mye brukte britiske standarden, OHSAS 18001.
5. Hvorfor bør min bedrift bruke ISO-standardene?
6. Hvorfor bør min bedrift sertifiseres etter ISO-standarder?
Alle bedrifter som er opptatt av å bli bedre bør se nærmere på ISO 9001, uavhengig av størrelse eller bransje.
Kjenner du deg igjen i noen av punktene under? Da bør du definitivt vurdere ISO 9001.
7. Hva koster det å bli sertifisert?
Kostander til sertifisering vil variere fra bedrift til bedrift, bla basert på antall ansatte og lokasjoner, og hvilket sertifiseringsorgan som utfører sertifiseringen. Antall standarder vil også være avgjørende. Tids- og kostnadsrammene må være i forhold til fastsatte krav til hvor mye tid sertifiseringsorganet må bruke i bedriften.
Et eksempel:
Bedrift med 5 ansatte, 1 lokasjon, 2 standarder: ca. kr. 40.000,-, resertifisering ca. kr. 32.000,- + årlig revisjon i 2 år; per år kr. 20.000.
8. Hvem utfører sertifisering?
Sertifiseringsorganer må være akkreditert av Norsk Akkreditering for å kunne. Her finner du oversikt over godkjente sertifiseringsorganer
9. Hvor lenge er sertifikatet gyldig?
3 år.
10. Kan vi bruke ISO-standardene uten å være sertifisert?
Ja, det er mange som velger å etablere et sertifisertbart ledelsessystem i tråd med en eller flere av ISO-standardene uten å bli sertifisert. Da er man klar til å bli sertifisert dersom noen kunder krever det.
11. Hvor får jeg kjøpt ISO-standardene?
Det er Norsk Standard som har ansvaret i Norge for ISO-standardene og de kan kjøpes på http://www.standard.no
12. Kan våre kunder kreve at vi er ISO-sertifisert?
Ja, det er kunden som bestemmer hvilke leverandører de vil bruke og de kan kreve at deres leverandører er sertifisert.
13. Hva er forskjellen mellom et HMS-system og kvalitetssystem?
Et ledelsessystem for kvalitet omfatter ledelse og styring av kvaliteten på produkter og tjenester. HMS-systemet omfatter ledelse og styring av helse, arbeidsmiljø, ytre miljø og sikkerhet. Styringsprinsippet om kontinuerlig forbedring er den samme som for systematisk HMS-arbeid. Enkelte overordnede prosedyrer og rutiner kan med fordel gjelde for både kvalitet og HMS.
14. Hva er forskjellen mellom et HMS-system og et miljøledelsessystem?
Et HMS-system er basert på kravene i HMS-/IK-forskriften og aktuelt HMS-regelverk. Et miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 vil i tillegg til kravene i HMS-/IK-forskriftene også omfatte kravene i ISO 14001.
15. Hva er forskjellen mellom et HMS-system og et arbeidsmiljøledelsessystem?
Et HMS-system er basert på kravene i HMS-IK-forskriften og aktuelt HMS-regelverk.
Et arbeidsmiljøledelsessystem i henhold til OHSAS 18001/ISO 45001 vil i tillegg til kravene i HMS-/IK-forskriften omfatte kravene i standarden.
16. Hva er ISO 19011?
En ISO-standard med retningslinjer for revisjon av ledelsessystemer, som benyttes i forbindelse med intern revisjoner og eksternrevisjoner, bla. av sertifiseringsorganene.
17. Hva er intern revisjon?
Intern revisjon er en viktig HMS-aktivitet som undersøker om ledelsessystemet for kvalitet, miljø og HMS- systemet blir etterlevd, om det bidrar til at bedriften når målene sine og for å avdekke behov for forbedringer.
Intern revisjon kan gjennomføres for å overholde HMS-IK-forskriftens §5 punkt 8 om systematisk overvåking av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.
18. Hva er sertifiseringsrevisjon?
Revisjonen som sertifiseringsorganet gjennomfører i bedriften i forbindelse med sertifisering og resertifisering.
19. Kan kundene våre gjennomføre revisjoner hos oss?
Ja, dette kalles leverandørrevisjoner. Det bør være avtalt i forbindelse med inngåelse av kontrakter/avtaler at slike revisjoner skal gjennomføres.
20. Hvor mye dokumentasjon krever ISO-standardene?
Standardene spesifiserer konkrete krav til dokumentasjon. Dette innebærer at du må dokumentere at din bedrift har gjort det dere har planlagt for å vise samsvar med kunde- og lovkrav knyttet til de tjenester og produkter bedriften leverer.
21. Hva er forskjellen på miljøledelse i henhold til ISO 14001 og miljøfyrtårn?
Miljøfyrtårn er en norsk sertifiseringsordning med konkrete krav som må oppfylles. Kravene er definert med felles kriterier som gjelder for alle bedrifter og i tillegg bransjekrav. Et miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 baserer seg på bedriftens egne prioriteringer i forhold til kartlagte miljøaspekter.