Informasjon om systematisk HMS arbeid/internkontroll og ISO-standarder

Standardene oppmuntrer til å stadig bli bedre. Dette innebærer bla. å:

• Gjøre bruk av styringsprinsippene
• Være prosessorientert
• Økt lederengasjement i HMS- og kvalitetsarbeidet
• Risikobasert tenkning
• Bidra til å samkjøre policyer og mål med organisasjonens strategi

Nytteverdien ved å følge ISO-standardenes krav er uavhengig av om bedriften velger å bli sertifisert.

Følgende standarder for ledelsessystemer er mest brukt:

ISO 9001:2015, ledelsessystemer for kvalitet

ISO 14001:2015, ledelsessystemer for miljø

OHSAS 18001:2007, styringssystemer for arbeidsmiljø

ISO 45001:2016, ledelsessystemer for arbeidsmiljø

• Mål for HMS-arbeidet
• Kartlegge risiko og etablere systemer og planer for å håndtere risikoforholdene
• Rutiner for å sikre etterlevelse av lover og forskrifter innenfor HMS-lovgivningen
• Organisasjonsoversikt inkl. ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet
• Informasjon og opplæring
• Det systematiske HMS-arbeidet skal utformes og utøves i samarbeid med arbeidstakerne
• Rutiner for å ivareta krav og håndtering av avviksbehandling
• Systematisk overvåking av systemet

Disse kravpunktene er et godt utgangspunkt for å etablere et ledelsessystem for miljø og/eller arbeidsmiljø i henhold til ISO 14001 og/eller ISO 45001.

I tillegg må bedriften oppfylle følgende krav når det gjelder miljøledelse:

• Forstå organisasjonen og organisasjonens kontekst
• Forplikte seg til kontinuerlig forbedring av miljøprestasjoner
• Kartlegge positive og negative miljøaspekter (risikoforhold og muligheter mht. ytre miljø) og utarbeide miljøpolicy
• Kartlegge samsvarsforpliktelser og gjennomføre samsvarsvurdering av lovkrav, krav fra interesseparter og selvpålagte krav
• Kartlegge bedriftens prosesser samt planlegge og styre driften for å ivareta miljøaspekter og forbedre sine miljøprestasjoner
• Evaluere måloppnåelse
• Gjennomføre ledelsens gjennomgåelse
• Utarbeide styrende dokumentasjon og dokumentert informasjon i tråd med standardens krav

Når det gjelder arbeidsmiljøledelse må følgende krav oppfylles:

• Forstå organisasjonen og organisasjonens kontekst
• Forplikte seg til kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljøprestasjoner
• Kartlegge risikoforhold og muligheter mht. arbeidsmiljø og utarbeide arbeidsmiljøpolicy
• Kartlegge samsvarsforpliktelser og gjennomføre samsvarsvurdering av lovkrav, krav fra interesseparter og selvpålagte krav
• Kontrollere eventuelle prosesser som er outsourcet og følge opp eventuelle kontraktører
• Ha kontroll på anskaffelser for å ivareta arbeidsmiljøforholdene i bedriften
• Kartlegge bedriftens prosesser samt planlegge og styre driften for å ivareta arbeidsmiljørisiko og forbedre sine arbeidsmiljøprestasjoner
• Evaluere måloppnåelse
• Gjennomføre ledelsens gjennomgåelse
• Utarbeide styrende dokumentasjon og dokumentert informasjon i tråd med standardens krav

Hva må vi gjøre for å bli sertifisert?

1. Kontakt sertifiseringsorganer
2. Be om pristilbud
3. Vurder foreslåtte revisorers egnethet mht. kompetanse og   kjennskap til din bransje
4. Inngå avtale
5. Oversend dokumentasjon
6. Forbered bedriften på sertifiseringsrevisjonen
7. Vurdering og klargjøring (før-revisjon)
8. Sertifiseringsrevisjon
9. Lukking av eventuelle avvik fra sertifiseringsrevisjon
10. Oversendelse av sertifiseringsbevis

 Eksempel på sertifiseringsorganets fremgangsmåte:

1. Avklarer sertifiseringsomfang
2. Frivillig GAP-analyse av ledelsessystemet
3. Sertifiseringsrevisjon i 2 steg:          
1. Dokumentgjennomgåelse for å undersøke om standarden er oppfylt
2. Evaluering av implementering (ekstern revisjon), inkludert effektiviteten av ledelsessystemet i organisasjonen
4. Sertifikat utstedes for 3 år når eventuelle avvik er lukket 

1. Hva er ISO 9001?

ISO 9001 er verdens mest anerkjente standard for kvalitetsstyring. På verdensbasis er det utstedt over 1,1 millioner ISO 9001-sertifikater til bedrifter i 184 land. I Norge er det omtrent 3000 sertifiserte bedrifter.

ISO 9001 gir krav til et ledelsessystem for kvalitet når en organisasjon:

a) trenger å bevise sin evne til å konsekvent levere produkter og tjenester som oppfyller kundenes krav og krav i lover og forskrifter

b) ønsker å bedre kundetilfredsheten

Alle kravene i standarden er generelle og kan brukes av alle bedrifter uansett type og størrelse, og av produkter og tjenester som leveres.

2. Hva er ISO 14001?

ISO 14001 er verdens mest anerkjente standard for miljøstyring. Standarden er utviklet for å hjelpe bedrifter med å lykkes kommersielt uten at det går på bekostning av miljøet. Nærmere 300 000 bedrifter er sertifisert iht. standarden på verdensbasis. I Norge er det utstedt omtrent 800 sertifikater. 

3. Hva er OHSAS 18001?

OHSAS 18001 er verdens mest anerkjente standard for arbeidsmiljøstyring. Det er et verktøy for ivaretakelse, styring og forbedring av arbeidsmiljø, helse og sikkerhet i bedriften. Det er ca. 100 bedrifter i Norge som er sertifisert iht. OHSAS 18001.

4. Hva er ISO 45001?

I løpet av 2017 forventes det at ISO 45001, den nye internasjonale standarden for arbeidsmiljø, blir lansert. ISO 45001 vil erstatte den mye brukte britiske standarden, OHSAS 18001.

5. Hvorfor bør min bedrift bruke ISO-standardene?

• Skaper kommunikasjon av ambisjoner og målsettinger
• Skaper standardisering av prosesser og prosedyrer
• Skaper oversikt og tydeligere ansvarsfordeling i bedriften
• Gir godt grunnlag for økt medbestemmelse og medansvar
• Tydeliggjør ledelsens prioriteringer
• Skaper systematisk grunnlag for forbedringsarbeid
• Skaper økt effektivitet og lønnsomhet
• Skaper tillit i markedet og positivt omdømme
• Økt konkurranseevne i bedriften
• Ledelsessystemet for kvalitet, arbeidsmiljø og miljø settes i sammenheng med de organisatoriske prosessene og HMS-systemet
• Oppmuntring til å stadig bli bedre:
  1. Gjøre bruk av styringsprinsippene
  2. Bli prosessorientert
  3. Økt lederengasjement i ledelsessystemet for kvalitet
  4. Risikobasert tenkning
  5. Samkjøre policyer og mål med organisasjonens strategi

• Sertifiseringsorganet er en uavhengig tredje part som kontrollerer at bedriften oppfyller standardenes krav

 6. Hvorfor bør min bedrift sertifiseres etter ISO-standarder?

Alle bedrifter som er opptatt av å bli bedre bør se nærmere på ISO 9001, uavhengig av størrelse eller bransje.

Kjenner du deg igjen i noen av punktene under? Da bør du definitivt vurdere ISO 9001.

• Din største kunde krever at alle sine leverandører er ISO 9001-sertifisert
• Kundene dine krever at du kan dokumentere at du har systemer for kvalitetsstyring
• Du har offentlige kunder
• Du har internasjonale kunder
• Du leverer varer eller tjenester til olje og energi-bransjen eller andre høyteknologiske bransjer
• Din største konkurrent er ISO 9001-sertifisert

 7. Hva koster det å bli sertifisert?

Kostander til sertifisering vil variere fra bedrift til bedrift, bla basert på antall ansatte og lokasjoner, og hvilket sertifiseringsorgan som utfører sertifiseringen. Antall standarder vil også være avgjørende. Tids- og kostnadsrammene må være i forhold til fastsatte krav til hvor mye tid sertifiseringsorganet må bruke i bedriften.

 Et eksempel:

Bedrift med 5 ansatte, 1 lokasjon, 2 standarder: ca. kr. 40.000,-, resertifisering ca. kr. 32.000,- + årlig revisjon i 2 år; per år kr. 20.000.

 8. Hvem utfører sertifisering?

Sertifiseringsorganer må være akkreditert av Norsk Akkreditering for å kunne. Her finner du oversikt over godkjente sertifiseringsorganer

 9. Hvor lenge er sertifikatet gyldig?

3 år.

 10. Kan vi bruke ISO-standardene uten å være sertifisert?

Ja, det er mange som velger å etablere et sertifisertbart ledelsessystem i tråd med en eller flere av ISO-standardene uten å bli sertifisert. Da er man klar til å bli sertifisert dersom noen kunder krever det.

 11. Hvor får jeg kjøpt ISO-standardene?

Det er Norsk Standard som har ansvaret i Norge for ISO-standardene og de kan kjøpes på http://www.standard.no

 12. Kan våre kunder kreve at vi er ISO-sertifisert?

Ja, det er kunden som bestemmer hvilke leverandører de vil bruke og de kan kreve at deres leverandører er sertifisert.

 13. Hva er forskjellen mellom et HMS-system og kvalitetssystem?

Et ledelsessystem for kvalitet omfatter ledelse og styring av kvaliteten på produkter og tjenester. HMS-systemet omfatter ledelse og styring av helse, arbeidsmiljø, ytre miljø og sikkerhet. Styringsprinsippet om kontinuerlig forbedring er den samme som for systematisk HMS-arbeid. Enkelte overordnede prosedyrer og rutiner kan med fordel gjelde for både kvalitet og HMS.

 14. Hva er forskjellen mellom et HMS-system og et miljøledelsessystem?

Et HMS-system er basert på kravene i HMS-/IK-forskriften og aktuelt HMS-regelverk. Et miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 vil i tillegg til kravene i HMS-/IK-forskriftene også omfatte kravene i ISO 14001.

 15. Hva er forskjellen mellom et HMS-system og et arbeidsmiljøledelsessystem?

Et HMS-system er basert på kravene i HMS-IK-forskriften og aktuelt HMS-regelverk.

Et arbeidsmiljøledelsessystem i henhold til OHSAS 18001/ISO 45001 vil i tillegg til kravene i HMS-/IK-forskriften omfatte kravene i standarden.

 16. Hva er ISO 19011?

En ISO-standard med retningslinjer for revisjon av ledelsessystemer, som benyttes i forbindelse med intern revisjoner og eksternrevisjoner, bla. av sertifiseringsorganene.

 17. Hva er intern revisjon?

Intern revisjon er en viktig HMS-aktivitet som undersøker om ledelsessystemet for kvalitet, miljø og HMS- systemet blir etterlevd, om det bidrar til at bedriften når målene sine og for å avdekke behov for forbedringer.

 Intern revisjon kan gjennomføres for å overholde HMS-IK-forskriftens §5 punkt 8 om systematisk overvåking av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

 18. Hva er sertifiseringsrevisjon?

Revisjonen som sertifiseringsorganet gjennomfører i bedriften i forbindelse med sertifisering og resertifisering.

 19. Kan kundene våre gjennomføre revisjoner hos oss?

Ja, dette kalles leverandørrevisjoner. Det bør være avtalt i forbindelse med inngåelse av kontrakter/avtaler at slike revisjoner skal gjennomføres.

20. Hvor mye dokumentasjon krever ISO-standardene?

Standardene spesifiserer konkrete krav til dokumentasjon. Dette innebærer at du må dokumentere at din bedrift har gjort det dere har planlagt for å vise samsvar med kunde- og lovkrav knyttet til de tjenester og produkter bedriften leverer.

21. Hva er forskjellen på miljøledelse i henhold til ISO 14001 og miljøfyrtårn?

Miljøfyrtårn er en norsk sertifiseringsordning med konkrete krav som må oppfylles. Kravene er definert med felles kriterier som gjelder for alle bedrifter  og i tillegg bransjekrav. Et miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 baserer seg på bedriftens egne prioriteringer i forhold til kartlagte miljøaspekter.